सन् १९९० को दशक यस्ताे थियाे,  जुनबेला उत्पादकता कायम राख्नको लागि समय व्यवस्थापन गरे पुग्दथ्याे। त्यसको दश वर्षपछि इमेलको आगमनसँगै काम गर्ने समयावधि लम्बियो।  अब उत्पादकता कायम राख्नका लागि समयसँगै उर्जा पनि व्यवस्थापन गर्नुपर्ने भयो। अहिले त्याे समय पनि पार भएकाे छ । अब हामी नयाँ युगमा प्रवेश गरेका छौँ। प्राविधिक नवीनताले कामहरु झन् जटिल हुँदै गइरहेका छन्। त्यसमाथि हामीले ग्रहण गर्न सक्ने भन्दा धेरै सुचनाहरु चारैदिशाबाट संचार गरिएका छन्। जसले गर्दा हाम्रो ध्यान भङ्ग हुन्छ र उत्पादकता घट्न पुग्छ। त्यसैले अहिलेको युगमा उत्पादकता कायम राख्नको लागि समय, ऊर्जा र ध्यान व्यवस्थापनमा महारत प्राप्त गर्नु अत्यावश्यक छ। यसको लागि के गर्ने त?

आफ्नो कार्यक्षेत्रमा उत्पादकता बढाउन, उत्कृष्ट कार्य-निष्पादन हासिल गर्न वा कार्यक्षमता प्रदर्शन गर्न विज्ञान र उत्पादकता अन्वेषक एवं लेखकहरुले सिफारिस गरेका रणनीतिहरु अवलम्बन गर्न सकिन्छ। ती रणनीतिहरु यस प्रकारको रहेका छन्।

व्यक्तिगत समयको सम्मान

आफूले शुरुवात गरेको कार्यबाट जुन सन्तुष्टि प्राप्त हुन्छ, त्यो अरुको कार्य गरेर प्राप्त हुँदैन। यो कुरा सबैलाई थाहा हुन्छ र पनि हामी अरुको कार्य गर्न पुग्छौँ। अरुको आग्रहलाई प्रतिक्रिया दिएरै दिन कटाइ दिन्छौँ। आफ्नो कार्यलाई समय दिने फुर्सद नै हुँदैन। भनाइको मतलब, हामी व्यक्तिगत समयको सम्मान गर्दैनौँ। उत्पादकता बढाउनको लागि यो क्रमको अन्त्य हुनुपर्छ। यसको लागि केही कार्य गर्न सकिन्छ। जस्तैः आफ्नो कार्यका लागि निश्चित समयावधि छुट्याउने, इमेलमा अटो रेस्पोडर सेट गर्ने, बिहानै सामाजिक सञ्जाल नचलाउने, काममा व्यस्त रहँदा फोन साइलेन्समा राख्ने वा स्विच अफ गर्ने आदि।

ध्यान केन्द्रित गर्ने

यदि हामीसँग गर्नुपर्ने धेरै काम छन् भने हामीमा यस्ता अनुभूति जाग्रित हुन सक्छन्: सबै मसँग सहकार्य गर्न चाहन्छन्, मेरो माग अत्याधिक छ, यो मेरो लागि ठूलो चुनौती सँगसँगै अवसर पनि हो। ममा उच्चस्तरीय कार्य-निष्पादन हासिल गर्न सक्ने क्षमता छ आदि।

यी सम्पूर्ण अनुभूतिमा कत्तिपनि सत्यता छैन। स्टिभ जब्सअनुसार ध्यान केन्द्रित गर्नु भनेको सयौँ राम्रो आइडियालाई बेवास्ता गरेर कुनै एउटा आइडियामा संलग्न हुनु हो। त्यसैमा सम्पूर्ण समय र उर्जा लगानी गर्नु हो। तर यसको ठीक विपरीत धेरै आइडिया अथवा कार्यमा संलग्न हुनु भनेको समय र उर्जाको विभाजन गर्नु हो। ध्यान विकेन्द्रित गर्नु हो। यसबाट कार्यमा उल्लेख्य उपलब्धि हासिल गर्न सकिँदैन। त्यसैले धेरै कार्यमा व्यस्त हुनुलाई कार्य क्षमताको प्रदर्शन भन्दा पनि समय र उर्जाको बर्बादीको संकेत रुपमा लिने गर्नोस्। ध्यान केन्द्रित गर्न नसकेको रुपमा व्याख्या गर्नोस्।

आदर्श कामदारको भ्रम तोड्ने

हामी आदर्श कामदारको बारेमा यस्ता धारणा राख्छौँ- त्यही व्यक्ति आदर्श कामदार हो जो आफ्नो व्यक्तिगत जीवनलाई पनि दाउमा राखेर निरन्तर लामो समयसम्म काम गर्छ। त्यसैगरी हामीमा अर्को धारणा पनि विकास भएको हुन्छ। त्यो हो, लामो अवधिसम्म कठिन मिहिनेत साथ काम गरेमात्र सफलता प्राप्त हुन्छ।

यी धारणाहरु केवल भ्रम हुन्। मानिसको ध्यान केन्द्रित गर्न सक्ने क्षमता सीमित हुन्छ। उसले लामो समयसम्म बिना आराम निरन्तर काम गर्न सक्दैन।

उत्पादकता कायम राख्न सक्ने त प्रश्न नै रहेन। त्यसैले उत्पादकता कायम राख्नको लागि शारीरिक सीमितता बुझ्ने कोसिस गर्नोस्। नियमित व्यायाम गर्नोस्। खानपिन र सुताइमा विशेष ध्यान दिनुस्। काम गरेको प्रत्येक ९० मिनेटपछि विश्राम लिनुस्। सामाजिक सञ्जालबाट टाढा रहनुस्।

महत्त्वपूर्ण कार्यलाई अपूर्ण राख्ने

कुनै पनि महत्वपूर्ण कार्यलाई अपूर्ण राखिन्छ भने हामी त्यो कार्य बारेमा बारम्बार सोच्ने गर्छौँ। यो स्तरको सोचाइ कार्य सम्पन्न पछिको अवस्थामा हुँदैन। यसैलाई जिगरनिक इफेक्ट भनिन्छ।

हामीलाई एउटा कार्य सकेर अर्को कार्यमा सक्रिय हुने इच्छा र हतारो रहन्छ। यदि हामीले यो इच्छालाई प्रतिरोध गर्न सक्यौँ भने उत्कृष्ट कार्य-निष्पादन हासिल गर्न सक्छौँ। त्यसैले जुनसुकै स्तरको कार्यलाई केही समय अपूर्ण राख्नोस्। यसो गर्नाले

कार्य माथि थप सोचमग्न भइन्छ। नयाँ सिर्जनात्मक आइडिया उत्पन्न हुन्छ र अन्ततः उत्पादकता बढाउन सकिन्छ।

विश्राम लिने

उत्पादकता बढाउन लगनशीलता चाहिन्छ नै। यो सँगै अन्तरदृष्टि र समस्या समाधान कौशल पनि उत्तिकै महत्वपूर्ण हुन्छन्। विभिन्न अध्ययनले कार्यबाट अलग रहेर विश्राम लिँदा नयाँ आइडिया (विचार) उत्पन्न हुने, समस्या समाधानमा मद्दत गर्ने देखाएका छन्। त्यसैले कामबाट विश्राम लिने गर्नोस्। विश्राम लिनुलाई उत्पादकता बढाउने कार्यमा रोक भन्दा पनि भविष्यमा कार्य क्षमता अभिवृद्धि गर्ने रणनीतिका रुपमा स्वीकृत गर्नोस्।

रणनीतिक हिसाबले सहयोग गर्ने

अमेरिकी मनोवैज्ञानिक एवं लेखक एडम ग्रान्टको पुस्तक ‘गिभ एण्ड टेक’ मा सहयोगी र दानीहरुले नै ठूलो सफलता पाउने प्रस्ट पारिएको छ। सोही पुस्तकमा सबैलाई हर किसिमको सहयोग गर्नु, बिना अपेक्षा दान दिनुलाई असफलताको प्रमुख कारणका रुपमा पनि चित्रण गरिएको छ। त्यसैले सहयोगी हात बढाउन पाउने सम्पूर्ण अवसरहरू सदुपयोग नगर्नोस्। सहयोग गर्नुपर्ने परिस्थिति सिर्जना भए रणनीतिक रुपमा सहयोग गर्नोस्। जुन कार्यमा सहयोग गर्दा बढी सन्तुष्ट हुनु सक्नुहुन्छ, सोही कार्यलाई मात्र अत्याधिक महत्व दिनुस् र सहयोगी भूमिका खेल्नुस्।

अस्वीकृति जनाउन योजना बनाउने

अधिकांश हामीलाई ‘नो’ भन्न अर्थात् अस्वीकृति जनाउन निकै कठिन हुने गर्छ। हामी धेरैभन्दा धेरै कार्यमा प्रतिबद्धता जनाउन पुग्छौँ। अझ भनौँ, क्षमताले भ्याउने भन्दा बढी दायित्व ग्रहण गर्न पुग्छौँ। परिणामस्वरूप हामी प्राथमिकताका आधारमा कार्य अगाडि बढाउन सक्दैनौँ। सबैभन्दा महत्वपूर्ण

कार्य नै समयमा सम्पन्न गर्न सक्दैनौँ। यसको अर्थ हो, हाम्रो उत्पादकतामा गिरावट। यस्तो अवस्थामा उत्पादकता बढाउन केही तरिका अपनाउन सकिन्छ। एक, अस्वीकृति जनाउन पूर्व तयारी गर्ने। यदि पूर्व तयारी गरिन्छ भने अस्वीकृत गर्न त्यति असहज महसुस हुँदैन। यसको लागि अस्वीकृतिको भाव व्यक्त गर्ने इमेलको टेम्पलेट (खाका) तयार राख्नोस्। यति मात्र होइन, अस्वीकृत गर्नका लागि एउटा स्क्रिप्ट पनि लेख्नुस्। अनि आवश्यकता अनुसार प्रयोग गर्नोस्। दुई, एस/नो प्रतिमान बाहिरको सोच राख्ने। यस्तो सोच राख्नु भनेको के हो? मानौँ तपाईंलाई कार्यकारी निर्देशकले थप जिम्मेवारी दिन चाहन्छ। यस्तोमा कार्यकारी निर्देशकसँग संवाद गर्नोस्। आफ्नो सबै कार्यसूची बारेमा अवगत गराउनुस्। कार्यकारी निर्देशकले तपाईं निकै व्यस्त रहेको, थप कार्यमा आबद्ध हुन अतिरिक्त समय उपलब्ध नभएको बुझ्छन्। फलस्वरुप तपाईंलाई ‘नो’

शब्द उच्चारण गर्नुपर्ने आवश्यकता पनि रहँदैन। यसैलाई एस/नो प्रतिमान बाहिरको सोच राख्नु भनिन्छ।

व्यवहारबारे सचेत रहने

खराब व्यवहार अनुसरण गरेर लक्ष्य तर्फ उन्मुख हुन सकिँदैन। त्यसैले कुनैपनि लक्ष्य प्राप्तिका लागि व्यवहारबारे सचेत हुनु आवश्यक छ। यदि तपाईंको लक्ष्य स्वस्थ खाना खानु हो भने खानाबारे पत्रपत्रिका पढ्ने गर्नोस्। यदि तपाईंको लक्ष्य नियमित व्यायाम गर्नु हो भने स्टेप काउन्टर एप प्रयोग गर्नोस्। यदि तपाईंको लक्ष्य बजेट व्यवस्थापन हो भने आफ्नो खर्च हुने मार्गहरु पत्ता लगाउने कोसिस गर्नोस् वा त्यसबारे सचेत रहनोस्। त्यसैगरी आफ्नो व्यवहारको समीक्षा पनि गर्नोस्। उदाहरणको लागि, सामाजिक सञ्जालमा के-कति लेख्नु हुन्छ? आफ्नो पारिवारिक सदस्यहरुलाई के-कस्ता कुरा भन्नु हुन्छ? के-कस्ता गतिविधिमा बढी संलग्न हुनु हुन्छ? ती सम्पूर्ण

व्यवहारको समीक्षा गर्नोस्। यदि तपाईं यो रणनीति अवलम्बन गर्नुहुन्छ भने तपाईंको उत्पादकता बढेर जान्छ।

भोलिको लागि समय बचाउने

उत्कृष्ट कार्य-निष्पादन भएका व्यक्तिहरु सम्पूर्ण काम आफै गर्दैनन्। जुन कार्यमा आफ्नो संलग्नता आवश्यक रहेको महसुस गर्दैनन्, जुन कार्य गर्नमा आनन्दित महसुस गर्दैनन्, उनीहरु त्यस प्रकृतिको कार्यलाई स्वचालित कार्यमा परिणत गर्ने वा अरु कसैलाई सुम्पने गर्छन्। जसकारण उनीहरु आफ्नो वर्तमान समयको उचित व्यवस्थापन र प्रयोग गरेर भोलिको लागि समय बचाउन सक्छन्। तपाईं पनि उत्पादकता बढाउन यही रणनीति अवलम्बन गर्न सक्नुहुन्छ। यसको लागि आफैँलाई प्रश्न गर्नोस्, ‘म वर्तमान समय कसरी व्यवस्थापन गर्न सक्छु? के-कस्ता कार्यका लागि प्रयोग गर्न सक्छु? ताकि भोलिको दिनमा नयाँ कार्य शुरुवात गर्न पर्याप्त

समय बचत होस्।’ यस मन्थनबाट जे-जस्तो निश्कर्ष निकाल्न सक्नुहुन्छ, त्यहीअनुरुप आफ्नो कार्यसूची अगाडि बढाउने गर्नोस्। उदाहरणको लागि, पानीको र बिजुलीको बिल तिर्न अरुलाई जिम्मेवारी दिन सकिन्छ वा अनलाइन मार्फत स्वतः भुक्तानी हुने प्रणाली विकास गर्न सकिन्छ। त्यसैगरी सहकर्मी वा समूह सदस्यहरुलाई सहज रुपमा कार्यभार सुम्पनको लागि गाइड पुस्तक अथवा नियमावली तयार गर्न सकिन्छ।

(लेखक प्रेरक वक्ता एवं व्यक्तित्व विकास विशेषज्ञ हुन्। उनका विभिन्न म्यागेजिन तथा पत्रिकामा आलेख प्रकाशित छन्।)